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Rédaction de rapports

Les agents de sécurité doivent rédiger des rapports d’incidents et des tâches accomplies, ainsi que des descriptions détaillées de chaque incident et leurs tâches/observations. Ils doivent savoir comment rédiger des rapports objectifs et normalisés.

Prise de notes

Un carnet de notes est assurément l’un des principaux outils d’un agent de sécurité – il est utilisé quotidiennement pour fournir un compte rendu des événements qui se sont produits au cours de la journée.

Un carnet de notes doit toujours être à portée de la main, être organisé de façon chronologique et ne pas avoir été modifié (par exemple, des pages ne doivent pas être arrachées, car cela peut laisser penser que l’agent essaie de supprimer des renseignements). Dans l’ensemble, l’exactitude et la transparence du carnet de notes reflètent l’intégrité et la fiabilité de l’agent de sécurité.

Il incombe à l’agent de sécurité de s’assurer que son carnet de notes est en lieu sûr (par exemple, il ne doit pas laisser son carnet dans un endroit non surveillé où un membre du public pourrait y avoir accès). Cependant, le carnet de notes est la propriété de l’employeur de l’agent de sécurité, alors les notes doivent être lisibles, dans la mesure du possible, et l’orthographe des noms et des lieux doit être exacte.

Les rapports doivent se limiter aux faits et observations, plutôt qu’aux opinions et hypothèses, et doivent répondre aux questions suivantes :

  • Qui? (noms des suspects, victimes, plaignants, témoins, etc.)
  • Quoi? (description de ce qui s’est produit, de ce que chaque personne impliquée a fait, les preuves disponibles, etc.)
  • Quand? (heure, date, compte rendu séquentiel de ce qui est arrivé du début à la fin)
  • Où? (endroit où l’incident a eu lieu, où chaque personne impliquée était placée, où les preuves ont été trouvées, etc.)
  • Pourquoi? (décrire les motifs qui expliquent ce qui est arrivé, s’ils sont évidents)
  • Comment? (comment l’incident est survenu, comment chaque personne concernée a agi, etc.)

Rapports servant de preuves

Les agents de sécurité peuvent recevoir une assignation à témoigner au tribunal au sujet de la situation où ils sont intervenus. On peut leur demander de se rappeler de détails précis concernant la situation, c’est pourquoi il est impératif que les agents de sécurité conservent des notes complètes et exactes. Lorsqu’il est appelé à la barre des témoins, l’agent de sécurité peut être autorisé à consulter ses notes. Si elles sont claires, elles aideront l’agent de sécurité à se remémorer les détails d’une situation, mais celui-ci ne devra pas s’en tenir à lire ses notes. Avant de se présenter au tribunal, l’agent de sécurité devrait donc relire attentivement toutes ses notes et essayer de se remémorer le plus de détails possible au sujet du dossier.

Déclarations

Un agent de sécurité peut à l’occasion devoir recueillir une déclaration pour obtenir des renseignements d’un témoin. En recueillant la déclaration d’un témoin, l’agent de sécurité vise principalement à s’assurer de l’existence d’un document qui rend compte fidèlement d’un événement. Une déclaration doit être obtenue volontairement sans menace ou promesse formulée à l’endroit du témoin.

Les protocoles de déclaration peuvent varier d’une entreprise à l’autre. En règle générale, une déclaration contient ce qui suit :

  • Le nom et le prénom du témoin, sa date de naissance et son identification;
  • L’emploi du témoin et ses coordonnées;
  • L’adresse du témoin et le lieu où la déclaration a été recueillie;
  • La date de l’entretien;
  • L’heure du début et l’heure de la fin de l’entretien;
  • Les noms de l’agent de sécurité et de l’entreprise qui ont recueilli la déclaration;
  • Un paragraphe d’introduction indiquant les activités et les observations du jour;
  • La transcription intégrale (mot à mot) de la relation des faits par le témoin;
  • Un paragraphe de conclusion qui clôt la déclaration.

Par exemple, le paragraphe de conclusion peut être libellé comme suit :

« Je, (nom du témoin), reconnais avoir lu les six pages de la déclaration qui précède. J’estime que son contenu reflète aussi fidèlement que possible mes souvenirs du fait dont j’ai été témoin. On m’a informé que je pouvais omettre, supprimer ou modifier quelque élément que ce soit de cette déclaration avant de la signer. »

Comme le montre cet exemple, l’agent de sécurité devrait offrir au témoin la possibilité de revoir la déclaration et de demander que des changements y soient apportés avant d’accepter de la signer. Si une modification est demandée, l’élément supprimé sera biffé et le paraphe du témoin de même que celui de l’agent de sécurité seront apposés avant et après la correction.

Références et ressources

Ministère de la Justice de la Saskatchewan – Corrections, Public Safety and Policing: Private Investigator and Security Guard Training Manual (2012) (en anglais seulement)

  • Chapitre 7 – Note Taking, Reports and Evidence