Bureau du Commissaire des incendies Guide pour une meilleure gestion des urgences dans les grands bâtiments et les établissements à risque élevé

Élaboration du plan d’urgence

Comment se préparer à une situation d’urgence?

Il faut un plan bien adapté au bâtiment et à sa situation. Le meilleur plan se fonde sur des consultations avec les diverses parties concernées, une analyse des risques et des capacités d’intervention, la préparation et la révision d’une ébauche, sa mise en œuvre puis le peaufinage du plan d’après les commentaires et résultats obtenus.

Étape 1 – Création d’une équipe de gestion des situations d’urgence
Étape 2 – Analyse des risques et des capacités d’intervention
Étape 3 – Élaboration du plan
Étape 4 – Mise à l’essai du plan
Étape 5 – Évaluation et modification du plan

Étape 1 – Création d’une équipe de gestion des situations d’urgence

Le gérant de l’immeuble ou un représentant nommé se chargera de créer une équipe de gestion des situations d’urgence et de préparer un plan d’urgence en collaboration avec des représentants des locataires. La planification des mesures d’urgence incombe au propriétaire/gérant de l’immeuble, pas aux services d’urgence.

Dans les immeubles à plusieurs locataires, l’équipe de gestion des situations d’urgence comptera un représentant de chaque groupe de locataires nommé par la direction de ce groupe.

Dans certaines situations, les connaissances spécialisées des gérants d’immeubles, des directeurs des opérations, des concepteurs et d’autres personnes qualifiées seront nécessaires. Dans les immeubles à un seul locataire, on recommande de consulter :

• les cadres supérieurs;
• les responsable de l’exploitation;
• le personnel;
• le personnel du génie, d’entretien et de surveillance

Dans les immeubles à plusieurs locataires, il faudra traiter avec beaucoup plus de parties.

Les responsabilités de l’équipe de gestion des situations d’urgence doivent être bien définies. Elles peuvent comprendre l’élaboration et la mise à l’essai des éléments suivants :

• plan d’urgence visant diverses catégories de situations d’urgence d’origine naturelle ou humaine, dont les alertes ou attentats terroristes;
• méthodes internes de communication pendant un incident ou une alerte;
• entraînement des occupants et du personnel essentiel de l’immeuble à la mise en œuvre des procédures d’urgence

Étape 2 – Analyse des risques et des capacités d’intervention

Cette étape consiste à recueillir et analyser de l’information. Le plan d’urgence de la collectivité, s’il en existe un, peut s’avérer une précieuse ressource. Il faut déterminer les risques et les dangers, ainsi que les capacités d’intervention disponibles. Une fois l’information recueillie, on effectue une analyse de la vulnérabilité afin de déceler les lacunes dans les capacités d’intervention en situation d’urgence. On étudiera les plans d’urgence existants. Très souvent, ces plans et procédures contiennent de solides méthodes et stratégies d’intervention face à divers risques et alertes. Il s’agit notamment des plans et procédures suivants :

• plan de sécurité-incendie (y compris les plans actuels de l’immeuble et du site indiquant clairement tous les espaces en location)
• programme de santé et sécurité
• politiques environnementales
• procédures en matière de sécurité
• procédures en cas de fermeture
• plans de confinement des matières dangereuses
• plans de gestion des risques

Se procurer les règlements fédéraux et provinciaux ainsi que les arrêtés municipaux pertinents, dont :

• les règlements sur la santé et la sécurité au travail
• le Code de prévention des incendies de l’Ontario
• les règlements environnementaux
• les règlements de zonage
• le plan d’urgence de la collectivité

Recenser les ressources et capacités internes et externes auxquelles on pourra faire appel en situation d’urgence :

• personnel – agents de sécurité, groupe de gestion des urgences, préposés à la sécurité-incendie ou responsables d’étage, équipe d’intervention sur les matières dangereuses (le cas échéant), équipe de premiers secours. Déterminer quand (heures de la journée ou situations) les membres essentiels du personnel de l’immeuble ne sont pas disponibles pour exécuter les tâches auxquelles ils sont affectés.
• équipement – systèmes de communication et d’avertissement, sécurité, alimentation électrique de secours, matériel de confinement des déversements, nécessaires de premiers soins, protection incendie, matériel de lutte contre les incendies.
• dispositifs de secours de l’immeuble pouvant être activés à distance en situation d’urgence, comme les systèmes C.V.C, de contrôle des fumées, de communication, d’alarme et de sécurité.
• aménagements – moyens d’évacuation, abris provisoires, postes de premiers soins, installations de décontamination.
• capacités d’organisation - formation, plan d’évacuation, système d’appui des employés ou des occupants.
• systèmes auxiliaires internes - communication, alimentation de secours, récupération et appui.

L’équipement et les systèmes disponibles pour faire face aux situations d’urgence varient considérablement selon la taille et l’âge du bâtiment, son usage et les exigences réglementaires qui lui sont applicables. Après avoir recensé ce qui est disponible, il faut déterminer si de l’équipement supplémentaire s’impose, même si la loi ne l’exige pas.

Déterminer les ressources externes nécessaires et les protocoles de communication en cas d’urgence avec les services d’urgence comme :

• la police
• les services des incendies
• les services médicaux de secours
• le coordonnateur de la gestion des situations d’urgence de la collectivité
• les organismes de services sociaux communautaires
• les organismes spécialisés dans l’intervention sur les matières dangereuses;
• les services de transport
• les services publics
• les ingénieurs et architectes
• les entrepreneurs
• les fournisseurs de matériel d’intervention

REMARQUE : En situation d’urgence, l’appel de services externes et leur intervention ne relèvent pas les propriétaires/gérants d’immeubles et les occupants de leur responsabilité d’assurer leur sécurité, conformément aux plans établis.

Étape 3 – Élaboration du plan

L’équipe de gestion des situations d’urgence élabore le plan d’urgence à partir des données les plus récentes. Pour être utiles, toutes les données (dessins, renseignements sur les locataires et coordonnées des personnes-ressources) doivent être exactes et à jour. Voici les principaux éléments du plan :

• Gestion des situations d’urgence, dont les principaux éléments sont les suivants :

• protocole s’appliquant à la personne qui en est responsable
• procédure relative aux avis et aux communications
• protection des personnes
• protection des biens

• Intervention d’urgence en cas d’incident – précise les procédures d’intervention qu’appliquent les responsables et les occupants de l’immeuble. Dans ce volet du plan, il faut aussi indiquer les procédures à suivre en cas de situation d’urgence pendant les périodes d’activité maximale et après les heures normales.

• Le plan doit prévoir comment procéder en ce qui concerne les occupants et les visiteurs handicapés.
• Le plan doit souligner qu’une évacuation par les toits est impossible pendant un incendie, en dépit de ce qu’en disent les médias. En Ontario, il n’y a pas d’hélicoptères adaptés à ce genre de situation qui soient rapidement et facilement utilisables. Même s’ils l’étaient, ce genre de sauvetage comporte de grands dangers pour les occupants de l’immeuble et l’équipage de l’hélicoptère, car d’une part les turbulences créées par la chaleur de l’incendie rendent le contrôle de l’hélicoptère très difficile, et d’autre part le courant descendant du rotor de l’hélicoptère peut refouler la fumée et les gaz chauds vers le haut de l’immeuble où se trouvent les occupants et les pompiers.

Avant de finaliser le plan, il faut consulter les organismes d’intervention d’urgence locaux (police, services des incendies, coordonnateur de la gestion des situations d’urgence de la collectivité, etc.) pour s’assurer de la bonne coordination du plan d’urgence entre toutes les parties et de sa conformité aux méthodes locales. Les protocoles et les détails à mettre au point et à joindre au plan pourraient être les suivants :

• exigences relatives aux notifications en cas d’urgence
• situations dans lesquelles une aide mutuelle s’impose (p.ex., de nombreux établissements de soins infirmiers et d’hôpitaux concluent une entente avec d’autres établissements pour qu’en cas d’urgence, ils hébergent temporairement leurs pensionnaires ou leurs patients). Dans la plupart des cas, cet aspect n’est pas traité à l’interne
• entrées principales et secondaires pour les équipes d’intervention
• où ces équipes se rencontreront et qui elles verront
• comment le personnel de l’immeuble communiquera avec les intervenants externes
• personne responsable des opérations pendant la situation d’urgence
• façon dont le plan sera communiqué aux occupants de l’immeuble

Communications

À un certain moment, pendant ou après une urgence ou une catastrophe, il faut communiquer avec divers groupes, notamment :

• les organismes d’intervention d’urgence;
• les employés;
• les voisins;
• les médias;
• les organismes gouvernementaux de réglementation;
• les syndicats;
• les représentants élus

On nommera un porte-parole et un remplaçant pour s’adresser aux médias. Il s’agira d’un cadre supérieur de l’organisme qui a l’habitude de traiter avec les médias.

Voici quelques lignes directrices pour traiter avec les médias :

• Ne permettre à personne d’autre qu’au porte-parole désigné de leur donner des renseignements.
• Ne pas avoir de favoris. Donner à tous les médias la même information.
• Essayer de tenir compte de leurs heures de tombée.
• S’en tenir aux faits. Ne pas faire de supputations.
• Ne rien camoufler et ne pas essayer d’induire en erreur les médias.
• Consigner tous les renseignements fournis aux médias. Publier des communiqués de presse, si possible.
• Si les médias sont présents sur le lieu de la situation d’urgence ou de la catastrophe, s’assurer qu’ils suivent les consignes de sécurité adéquates.

Étape 4 – Mise à l’essai du plan

La mise à l’essai du plan comprendra la formation, les exercices et l’évaluation.

Dans les immeubles à un seul locataire, le plan doit faire partie de la politique de l’entreprise et être efficacement géré.

S’il y a plusieurs locataires, chacun doit adopter le plan et l’intégrer à ses propres procédures internes pour que les occupants les appliquent en cas d’urgence. Pour être sûrs que le personnel essentiel de chaque aire de location puisse exécuter les tâches qui lui incombent, il faudra peut-être lui offrir une formation particulière ou lui donner des instructions spéciales. On peut organiser des exercices pour déterminer si les procédures et les communications visées sont efficaces.

Comment faire connaître le plan d’urgence aux occupants d’un immeuble?

Une fois le plan d’urgence élaboré, il faut donner aux occupants et aux locataires suffisamment d’information pour les sensibiliser aux procédures à suivre en cas d’urgence.

Pour commencer, on peut distribuer aux occupants des consignes sous diverses formes : brochures, bulletins, imprimés des politiques et des procédures internes, etc. Dans d’autres cas, on affichera le plan d’urgence bien en vue dans les aires communes, comme les salles à manger ou les salons, pour que tous les occupants de l’immeuble en prennent connaissance.

On peut appliquer d’autres méthodes pour informer et former les occupants d’un immeuble, par exemple :

• séances d’information et de sensibilisation périodiques
• formation et instructions directes pour les personnes chargées de tâches spéciales
• production et distribution de vidéos de démonstration ou de vidéos éducatifs

Pour aider les gens à se familiariser avec leur environnement, on placera des panneaux pour signaler les lieux de refuge, l’emplacement de l’équipement de secours, les sorties et les consignes d’évacuation.

Formation, entraînement et exercices

Outre la formation, tout le monde a un rôle clé à jouer en situation d’urgence. Tous les employés de l’immeuble ont besoin de recevoir une certaine formation pour se familiariser avec le plan d’urgence en place. On peut ainsi remettre à chaque employé et à chaque occupant ou locataire les procédures qui les concernent, organiser périodiquement des discussions avec les occupants et les locataires pour passer en revue les procédures, offrir le cas échéant une formation technique pour leur apprendre à se servir du matériel, et prévoir des exercices d’évacuation en vue de les sensibiliser aux moyens d’évacuation de l’immeuble.

Étape 5 - Évaluation et modification du plan

Il faut vérifier le plan de gestion des mesures d’urgence et les procédures au moins une fois par an et les modifier au besoin. Le plan d’urgence doit être passé en revue :

• après chaque entraînement et exercice;
• après chaque situation d’urgence;
• en cas de changement de personnel ou de changement de ses responsabilités;
• en cas de changement de locataires;
• quand des changements apportés à l’aménagement ou à la conception de l’immeuble ont des répercussions sur le plan ou les procédures;
• en cas de modifications des politiques ou des procédures

Séances d’entraînement et d’exercices

Outre les exercices d’incendie à effectuer aux intervalles prévus dans le Code de prévention des incendies, il faut aussi évaluer régulièrement les autres mesures d’urgence en organisant des séances d’entraînement et d’exercices.

Ces séances visent à :

• s’assurer que les procédures d’urgence continuent d’être efficaces en mettant en scène différents scénarios et à y apporter au besoin des rectifications ;
• s’assurer qu’il y a suffisamment de personnes compétentes pour intervenir et mener à bien les activités décrites dans les procédures d’urgence;
• s’assurer que les occupants du bâtiment comprennent bien ce qu’ils doivent faire, conformément aux procédures d’intervention et d’évacuation en situation d’urgence;
• donner une formation sur les interventions en situation d’urgence et à donner la possibilité de les mettre en pratique

Pour déterminer si les objectifs de l’exercice sont atteints, on examinera les questions suivantes :

• Est-ce que les cadres représentant les locataires appuient le plan et participent comme ils le doivent aux programmes d’exercices et d’entraînement?
• Les questions qui posent des problèmes et les ressources manquantes ont-elles été délimitées et correctement réglées?
• Le plan témoigne-t-il des leçons tirées des expériences antérieures (exercices et incidents réels)?
• Les personnes dont les tâches précises sont énoncées dans les procédures comprennent-elles bien leurs responsabilités? Sont-elles prêtes à exécuter les tâches auxquelles elles sont affectées? Sont-elles capables de les exécuter ? Les nouveaux employés qui ont des responsabilités particulières ont-ils reçu la formation nécessaire?
• Les risques et les dangers ont-ils changé dans l’immeuble ou l’utilisation des terrains avoisinnants a-t-elle changé?
• Les coordonnées des principales personnes-ressources ont-elles changé (noms, titres, numéros de téléphone)?
• Les occupants du bâtiment savent-ils où se trouvent les entrées principales et secondaires, en cas de contamination ou d’obstruction du parcours d’évacuation normal?
• Les méthode actuelle de communication est-elle efficace pour relayer l’information et les consignes au personnel essentiel et aux occupants de l’immeuble en situation d’urgence? Sinon, d’autres méthodes de communication devraient-elles être prévues à l’avance (p.ex., téléphones privés, cellulaires, téléavertisseurs, ou tout autre moyen)?

On peut effectuer les exercices de diverses façons. Ils peuvent viser à offrir un supplément de formation à des personnes désignées en leur donnant ainsi la possibilité de se familiariser avec l’utilisation des installations de sécurité et le protocole de communication de l’immeuble. Ainsi, en fonction du scénario prévu, les personnes chargées des communications doivent s’entraîner à utiliser le matériel de communication et d’autres dispositifs, le cas échéant, pour acquérir de l’expérience et se sentir sûres d’elles.

Il est très important que tout le personnel ayant des responsabilités particulières assiste à une séance-bilan après chaque exercice. Cette réunion sert à passer en revue les procédures et à étudier les réactions de tous les participants. On y cerne les questions qui posent des problèmes et, au besoin, on discute de la manière d’éliminer toute lacune dans la mise en œuvre du plan d’urgence de l’immeuble.

Hormis ces exercices complets, on peut aussi organiser à différents moments des exercices indépendants partiels auxquels participeront des services désignés ou des secteurs particuliers de l’immeuble travaillant selon différents horaires. Pendant ces exercices indépendants, les dirigeants, les chefs de services, les surveillants ou d’autres personnes désignées surveillent comment les employés d’un secteur donné réagissent dans une situation d’urgence selon un scénario simulé ou un scénario qui leur a été décrit. Les employés doivent réagir au scénario simulé conformément à leurs procédures d’urgence. Ces exercices indépendants plus restreints permettent d’évaluer dans quelle mesure les employés de tous les postes, les locataires et les services sont prêts intervenir en situation d’urgence, et de déterminer si les procédures d’urgence d’un secteur particulier conviennent.

Chaque exercice doit faire l’objet d’une évaluation, accompagnée de recommandations sur les améliorations à apporter, par des personnes désignées qui connaissent à fond les procédures d’urgence de l’immeuble, y compris les responsabilités et les tâches assignées.

On décidera de la fréquence et de la nature des exercices en fonction des risques possibles, des scénarios probables, des besoins en matière de formation et de l’évaluation de la préparation aux situations d’urgence.

Enfin, le personnel d’intervention d’urgence doit avoir rapidement accès au plan d’urgence.

Épilogue

L’élaboration d’un plan d’urgence n’est pas un événement ponctuel. Il faut régulièrement réviser et mettre à jour le plan pour s’assurer qu’il reflète tout changement survenu dans l’immeuble ou dans les activités. Les propriétaires/gérants doivent déployer un effort spécial pour s’assurer que l’information est constamment à jour. L’un des principaux points faibles de la plupart des plans tient à ce que les dessins, les renseignements sur les locataires et les personnes-ressources, etc. n’y sont pas exacts en raison de changements inévitables.

Pour de plus amples renseignements, consulter :

Gestion des situations d’urgence Ontario

http://www.ontario.ca/gdu

Emergency Management Guide for Business and Industry, Federal Emergency Management Agency [disponible en anglais seulement]
http://www.fema.gov/business/guide/index.shtm

Conseil national de recherches Canada- Review of Evacuation Strategies for Occupants with Disabilities [disponible en anglais seulement]
http://www.nrc-cnrc.gc.ca/obj/irc/doc/pubs/ir/ir712/ir712.pdf (PDF, 80 kb)