Bureau du Commissaire des incendies Guide pour une meilleure gestion des urgences dans les grands bâtiments et les établissements à risque élevé

Annexe B :Planification de la continuité des opérations

Pourquoi un organisme doit-il avoir un plan d’urgence?

Dans le cadre de l’élaboration de son plan d’urgence, tout organisme doit s’assurer qu’en cas de catastrophe, il sera en mesure de poursuivre ses opérations avec le minimum de perturbations. Dans le cadre de la planification de la continuité des opérations, on entend par catastrophe un événement qui peut entraîner une période d’interruption totale ou partielle du cours normal des activités. L’événement en question peut être un incendie ou une explosion, ou un incident beaucoup moins grave, comme une panne d’électricité ou de téléphone. La tendance étant à l’heure actuelle au maintien de stocks moins importants et aux délais de livraison « juste à temps », une interruption des activités, même courte, peut avoir de sérieuses conséquences sur les affaires.

Outre le coût direct d’un incident, dont les dégâts subis par le bâtiment ou le matériel, il y a aussi de nombreux coûts indirects, notamment la perte de données ou de dossiers importants, des reportages négatifs dans les médias, la perte de la part détenue dans le marché, l’insatisfaction des clients ou des poursuites intentées par les organismes de réglementation. Certes, l’assurance indemnise en partie certains coûts directs, mais elle n’assume jamais toutes les dépenses de l’organisme. Il faudra peut-être aussi des mois, voire des années, avant que l’indemnisation du sinistre soit réglée.

Si l’élaboration d’un plan de continuité des opérations exige un peu de temps et quelques ressources financières, il faudrait toutefois y voir un investissement au lieu d’une dépense. À long terme, un bon plan de continuité des opérations fera réaliser des économies à l’organisme et lui évitera du stress émotionnel.

Comment élaborer un plan de continuité des opérations?

Il est essentiel que les cadres supérieurs appuient l’élaboration du plan de continuité des opérations. Bien que des conseillers extérieurs soient peut-être appelés à concourir à la préparation du plan, il faut que les directeurs de tous les services de l’organisme y collaborent également. Comme ils connaissent bien les opérations et les fonctions de l’organisme, ils sont les mieux à même d’en connaître les faiblesses ou les secteurs vulnérables.

L’évaluation des divers risques auxquels l’organisation peut être exposée constitue la première étape de l’élaboration du plan. Il peut s’agir notamment des risques suivants :

• incendie (à l’intérieur et à l’extérieur des locaux), explosion,
• inondation (à l’intérieur et à l’extérieur des locaux),
• tremblement de terre, tornade, ouragan, tempêtes de neige ou de verglas, vents violents,
• interruption ou panne d’électricité, gaz naturel, alimentation en eau, service téléphonique, chauffage ou ventilation,
• fuites de gaz, déversements chimiques (à l’intérieur et à l’extérieur de l’établissement),
• panne d’ordinateurs,
• actes criminels (alertes à la bombe, contamination biologique ou chimique, vol, vandalisme, agitation civile, etc.)
• décès, blessure ou maladie grave de cadres supérieurs ou de membres du personnel technique essentiels.

Une fois que les risques à étudier ont été cernés, il faut les analyser individuellement pour évaluer la probabilité qu’ils se matérialisent et leurs répercussions s’ils se concrétisaient. On peut utiliser un système de points pour caractériser la probabilité des incidents et la gravité de leurs répercussions, ou plus simplement des cotes, comme élevé, moyen et faible, pour permettre à la direction de déterminer les ressources à mettre en œuvre pour se prémunir contre ces divers risques.

La direction doit ensuite mettre sur pied des stratégies pour pallier chaque risque. Premier objectif : empêcher le risque de se concrétiser. Comme il est impossible de prévenir complètement tous les risques, le deuxième objectif est de minimiser leurs répercussions sur l’organisme. La sécurité et la protection des employés doivent être en tout temps la principale préoccupation.

Comment communiquer le plan?

Il faut que le plan soit par écrit et qu’un exemplaire en soit remis à toutes les personnes censées le mettre à exécution d’une façon ou d’une autre. Il faut mettre au courant les nouveaux employés du rôle qu’ils ont à jouer dans l’exécution du plan. La publication de renseignements confidentiels et de nature délicate doivent faire l’objet d’une réflexion sérieuse.

Comme il se peut que le président, le directeur d’usine, etc. ne soit pas là au moment où l’incident survient, quelqu’un d’autre devra commencer à mettre le plan en marche. Il faut garder à l’extérieur des locaux au moins un exemplaire du plan ainsi qu’une copie de sauvegarde de toutes les données ou de tous les renseignements indispensables aux activités de l’organisme. Il faut faire des arrangements à l’avance avec des organismes ou des sociétés externes, comme la Commission des services publics, des entrepreneurs privés, des ingénieurs civils, des plombiers, des électriciens, des sociétés de remise en état à la suite d’incendies, etc., dont l’aide sera peut-être nécessaire pour faire reprendre aux opérations leur cours normal. Le plan doit comporter les numéros de téléphone où on peut joindre les personnes essentielles 24 heures sur 24.

De quels matériel et approvisionnements faut-il disposer à l’appui du plan?

Le plan doit prévoir une réserve adéquate d’approvisionnements d’urgence (p. ex, nécessaires pour déversement chimique) ainsi que l’entretien et la vérification périodiques de tout le matériel de secours, comme les générateurs ou les pompes à incendie. Il faudra peut-être effectuer certaines simulations pour s’assurer que tout le matériel et toutes les procédures fonctionnent comme voulu. Cette étape est particulièrement importante lorsque l’organisme dispose de systèmes automatisés complexes (systèmes de contrôle des fumées ou d’arrêt des procédés de fabrication par exemple). Lors de ces simulations, il faut faire attention qu’un simulacre de catastrophe ne se transforme pas en une vraie catastrophe.

Faut-il modifier le plan de temps en temps ?

L’élaboration d’un plan de continuité des opérations n’est pas ponctuelle. Il faut réviser le plan régulièrement et le mettre à jour pour s’assurer qu’il reflète tout changement survenu dans le bâtiment ou les activités.

Pour de plus amples renseignements, consulter :

Emergency Management Guide for Business and Industry, A Step-By-Step Approach To Emergency Planning, Response And Recovery For Companies Of All Sizes by the Federal Emergency Management Agency
http://www.fema.gov/library/biz4.shtm

Disaster Recovery Journal
http://www.drj.com/new2dr/newbies.htm